こんにちはユメミグサです。今日は社内ニート1年目の話をしていきます。
目次
過去書類のラベリングと処分
上司からの言葉で開き直ってからも、「とりあえずやることを探そう」と、あちこち事務所をひっくり返す勢いで過去の書類を探していきました。全然整理されてない！10年前どころか20年以上前の書類が出てくる状態でした。古すぎて青焼き（昔のコピー用紙のこと。コピー機が無かった時代に使われていたそうです。見つけた当時は青焼きという言葉を知らず、「青焼きってなんですか？」と素で聞いてました。）だったり、虫食い状態だったり、日光で焼けたせいか字が薄く読めなくなっていたりと散々な状態でした。それが1カ所だけでなく、事務所中の収納場所全てが同じような状態だったのです。上司に確認してから10年以上前の書類は全て処分。上に積み重なっていたファイルは中身を確認し、どんな内容かわかるようにテプラで貼り付けて、近い内容ごとにブロック作って収納して、と作業の繰り返しでした。書類はシュレッダーに掛けて処分していたのですが、他のゴミとあわせて10袋以上の規模になりました。相当汚かったのか、あるいは自分が段取り悪かったのか、他の業務があったとはいえ、丸2日時間がかかりました。でもこれでまたやることがありません。次は何をやろうかまた探すことになりました。
デジタル化
次にやったのは名簿などのデジタル化。ずっと手作業で作成していたらしく、名簿などはハンコとボールペンで作られていました。雛形（テンプレート）も無かったので、全てExcelとWordを使って作り直しました。見栄えはまあよくないかもしれませんが、これで今後の時間短縮には成功しました。この作業には、だいたい3日くらい掛かりました。
不用品整理
最後にやったのは不用品整理です。何故か大量にある備品。制服が100着以上あったり、誰も使っていないボールペンが50箱あったり、テープが200個あったりと謎の在庫がたくさんありました。聞けば前任者は一度に大量に発注していたらしく、仕様変更によって使い切れていないものも多かったとのことでした。それらが積もりに積もったのが、目の前のこの数です。初めて見たときは衝撃を受けました。ボールペンなどの誰も使っていない備品は、上司の許可のもと配ることに。「ご自由にどうぞ」と看板を付けたら我も我もとたくさんの人が持って行ってくれました。まるでバーゲンセールのようでした。これまた虫食い状態の制服は処分、テープは保管状態が良かったので優先的に使うようにしました。しかし5年経過した現在でもまだ50個ほど残っているという恐怖。これらの整理に1日掛かりました。
今後
とりあえず事務所の整理は完了しました。翌日はスッキリした気持ちで出社しました。でもデスクに座ったときに気づいたのです。「これでまたやることが無くなった」と。
コメント